1.- Elaborar un plan estratégico de comunicaciones

Es la hoja de ruta: guía el camino comunicacional del colegio.

Priorización: ordena y prioriza las acciones comunicativas.

Públicos: define y clasifica a las audiencias estratégicas.

Lineamientos: establece directrices y plan de acción.

Tono: define y marca el tono que se usará.

Canales de comunicación: establece los canales y cómo manejarlos.

Vocerías y niveles: define vocerías y niveles de comunicación.

Relato institucional: creación de narrativa común enfocada en los atributos y sellos del establecimiento.

 

2.- Instalar una cultura comunicacional

Los colegios deben funcionar con una cultura comunicacional definida, conocida y estratégica, como por ejemplo, con un relato conocido y permeado a todos los grupos de interés. 

Los primeros comunicadores de un colegio son su equipo directivo y docentes.

Establecer canales de comunicación formales y complementarios, para que sustenten el sello identitario de la institución.

El valor de la marca del colegio está en su identidad.

La misión y visión hay que vivirla día a día, no es solo un texto.

Visibilizar vínculo entre misión, visión y el PEI con el quehacer/actividades pedagógicas.

 

3.- Montaje de ecosistema

Este ecosistema de comunicaciones permitirá cumplir con el principal objetivo de construir el capital de confianza con los distintos grupos de interés de una comunidad escolar, además de generar relaciones fluidas, transparentes y con un proceder conocido por todos. 

Existen ámbitos de acción donde esta área debe tener una gestión directa (canales de comunicación, eventos, relaciones institucionales, comunicación interna) y otros donde opera como articulador (temas regulatorios, asuntos de convivencia).

 

4.- Integrar el área de comunicaciones en los espacios de toma de decisiones

Definir un encargado de comunicaciones o alguien que asuma y tenga plena responsabilidad de dichas funciones. 

El responsable debe participar en reuniones del equipo directivo.

Debe recibir información periódica y actualización constante desde la dirección. 

¿Para qué?

*Para levantar alertas.

*Para estar al tanto de todos los procesos.

*Para resolver más rápidamente las acciones.

*Para tener una mirada experta del impacto de los temas.

*Para elaborar una estrategia acorde al tema y a los públicos objetivos.

*Para poder anticiparse, presentando propuestas oportunas.

*Para garantizar que se cumplan los procesos.

 

5.- Instalar y controlar los canales de comunicación

Canales primarios (correo, sitio web, plataformas).

Canales complementarios (redes sociales, WhatsApp, murales).

Hay que intencionar la relevancia y el peso de cada uno para generar sentido de pertenencia con la comunidad.

Formato y propósito: cada canal tiene un formato y un propósito.

Consistencia: hacerse cargo del buen uso de los canales y de su mantención periódica.

 

6.- Elaborar un plan de gestión de crisis

*Siempre monitorear los temas relevantes.

*Realizar un análisis de posibles acciones y consecuencias, estando siempre preparados para poder anticiparse.

*Elaborar un manual de gestión de crisis, que contemple la definición de vocerías, canales, gestión actualizada de los medios de comunicación, normas de uso de RRSS, entre otros aspectos.

 

7.- Involucrarse con el área pedagógica

Colaboración: trabajo conjunto entre comunicaciones y el área pedagógica, ya que ambos se nutren mutuamente en la generación de contenidos y promoción de ellos.

Visibilidad: mostrar procesos pedagógicos desde la perspectiva comunicacional.

Impacto: mejorar admisión, adhesión al PEI y asistencia escolar.

Comunidad: fortalecer el sentido de pertenencia escolar.

 

8.- Disciplina comunicacional de los actores

*Generar protocolos de difusión interna y externa.

*Elaborar manual de normas gráficas.

*Crear un manual de comunicaciones, que contemple acciones y modos de proceder concretos frente a diferentes situaciones, por ejemplo: casos complejos con apoderados, manejo de reuniones con padres, cómo gestionar una buena reunión de apoderados, tiempos de aviso de procesos escolares, buen uso de RRSS entre docentes y estudiantes, entre otros. Para que esto ocurra, debe haber una capacitación en el uso del manual de comunicaciones y una inducción a todos los profesionales nuevos que se incorporan al establecimiento cada semestre. 

 

9.- Seguimiento y medición semestral/anual

*Definición de datos base.

*Desarrollar indicadores.

*Implementar una semaforización para determinar brechas.

*Ejecutar acciones y desarrollar una nueva medición a través del mismo instrumento.

*Realizar un análisis de datos y ajustes de acciones.

 

10.- Mantención y consistencia

Conocer las opiniones de los distintos actores de la comunidad.

Innovar: ver y analizar qué resulta y qué no. 

Sostener acciones: no lanzar una serie de iniciativas que después no se sustenten en el tiempo. 

Evaluar: para aplicar remediales en caso de ser necesario.